En la era actual de flexibilidad laboral y espacios de trabajo compartidos, cada vez más empresas y profesionales optan por oficinas compartidas como una alternativa a las tradicionales. Estos espacios ofrecen una serie de ventajas, como flexibilidad, ahorro de costos y oportunidades de networking. Sin embargo, para asegurarte de que todos los usuarios disfruten de una experiencia productiva y armoniosa, es esencial establecer un reglamento para el uso de oficinas compartidas. Aquí te mostramos cómo crear uno efectivo:
- Define los Objetivos y Valores
Antes de redactar cualquier normativa, es importante tener claro el propósito de tu espacio de trabajo compartido. ¿Qué valores quieres promover? ¿Cuáles son tus objetivos? Estos pueden incluir la colaboración, el respeto, la productividad y la comunidad. Define estos principios como base para tu reglamento. - Establece Normas Básicas
Comienza con reglas básicas que se apliquen a todos los usuarios, como horarios de apertura y cierre, el uso de espacios comunes, el acceso a áreas privadas y la política de invitados. Asegúrate de que estas normas sean claras y concisas. - Fomenta el Respeto y la Comunicación
La convivencia en un espacio compartido depende en gran medida del respeto mutuo. Anima a los usuarios a comunicarse entre sí y a resolver cualquier conflicto de manera pacífica y eficaz. Puedes establecer un procedimiento para reportar problemas y una vía de contacto para emergencias. - Define las Reglas de Uso de Espacios Comunes
Detalla cómo deben utilizarse las áreas comunes, como la cocina, las salas de reuniones y los espacios de descanso. Especifica si se deben reservar con anticipación, cuánto tiempo se pueden utilizar y si hay reglas de limpieza. - Aborda la Privacidad y la Seguridad
Proteger la privacidad y la seguridad de los usuarios es esencial. Establece políticas para el almacenamiento de objetos personales, el acceso a áreas privadas y las medidas de seguridad, como el control de acceso y las cámaras de vigilancia. - Regula el Uso de Equipamiento y Recursos
Si proporcionas equipamiento y recursos, como impresoras, escáneres o proyectores, establece pautas para su uso. Define si hay restricciones de acceso y cómo se comparten los costos. - Normas de Limpieza y Mantenimiento
Mantener el espacio limpio y ordenado es fundamental. Indica quién es responsable de la limpieza y cómo se deben dejar los espacios después de su uso. También establece cómo se deben reportar y solucionar problemas de mantenimiento. - Considera la Cultura Empresarial
Si tienes una cultura empresarial específica, asegúrate de que el reglamento la refleje. Esto podría incluir políticas sobre el uso de dispositivos móviles, el vestuario o cualquier otro aspecto relacionado con la imagen de la empresa. - Sanciones y Consecuencias
Finalmente, establece las sanciones o consecuencias por el incumplimiento de las normas. Esto puede incluir advertencias, suspensiones temporales o incluso la terminación del contrato de uso del espacio. - Comunicación y Revisión
Una vez que hayas redactado el reglamento, asegúrate de que todos los usuarios lo conozcan. Proporciona copias impresas y/o electrónicas y realiza sesiones informativas. Además, revisa periódicamente el reglamento para asegurarte de que siga siendo relevante y efectivo.
Si eres administrador de oficinas, utilizar una plataforma como Casandra, te ayudará a verificar que se cumpla con el reglamento establecido, y así garantizar una sana convivencia entre todos los usuarios.